Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

TRIWO KBS
TRIWO Airport Services GmbH
54293 Trier
Telefon: +49 651 93822-0
E-Mail: info@triwo-fireandrescue.de

[Datenschutzbeauftragte Person mit Kontaktdaten eintragen oder diesen Satz löschen. Zu benennen ist sie unter anderem, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG) oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.]

2. Welche Daten wir verarbeiten

Für die Buchung und Durchführung unserer Kurse verarbeiten wir:

• Angaben zur Person: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift sowie die Organisation, für die Sie teilnehmen
• Geburtsdatum und Personalnummer, soweit sie für ein Zertifikat oder einen Teilnahmenachweis benötigt werden; ohne diese Angaben lässt sich ein Nachweis nicht eindeutig einer Person zuordnen
• Buchungsdaten: Buchungsnummer, gebuchte Kurstermine, Zusatzleistungen, Preise, Zahlungs- und Buchungsstatus, Stornierungen und Widerrufe
• Zugangsdaten: Benutzername beziehungsweise E-Mail-Adresse und ein nur verschlüsselt gespeichertes Passwort
• Teilnahme- und Nachweisdaten: Anwesenheit, Prüfungsergebnis, ausgestellte und gegebenenfalls widerrufene Zertifikate
• Freiwillige Angaben zur Verpflegung: Unverträglichkeiten, Allergien oder vegetarische Ernährung. Dabei kann es sich um Gesundheitsdaten handeln (Artikel 9 DSGVO)
• Protokolldaten: siehe Abschnitt 6

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Buchung und Durchführung des Kurses, einschließlich Bestätigungen, Teilnehmerlisten und Zertifikaten: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Erfüllung des Vertrags)
• Rechnungen und steuerliche Aufbewahrung: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch
• Nachweis der beim Buchen bestätigten Bedingungen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c und Buchstabe f DSGVO – wir müssen belegen können, welchen Bedingungen Sie zugestimmt haben
• Betriebssicherheit (Protokolle über Anmeldeversuche, Änderungen und E-Mail-Versand): Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und nachvollziehbare Betrieb des Systems
• Freiwillige Angaben zur Verpflegung: Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Angaben werden dann gelöscht

4. Nachweis der Zustimmung beim Buchen

Beim Absenden einer Buchung halten wir fest, welche Bedingungen Sie bestätigt haben – die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung, die Stornierungsbedingungen und, soweit einschlägig, die Widerrufsbelehrung. Gespeichert werden der Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und die jeweilige Fassung des Textes. Dieser Nachweis gehört zum Vertrag und wird zusammen mit den Vertragsunterlagen aufbewahrt.

5. Rechnungen und Zahlungen

Für die Abrechnung verarbeiten wir Rechnungsanschrift, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Beträge und den Zahlungsstatus. Rechnungen sind Belege im Sinne des Handels- und Steuerrechts: Sie dürfen nach dem Festschreiben nicht mehr verändert und müssen für die gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Eine Löschung auf Wunsch ist insoweit ausgeschlossen (Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe b DSGVO).

6. Protokolle und Speicherdauern

Das System führt Protokolle, die dem sicheren Betrieb und der Nachvollziehbarkeit dienen. Die Fristen sind einstellbar; derzeit gilt:

• Aktivitätsprotokoll – wer hat wann welchen Datensatz geändert: 365 Tage
• E-Mail-Protokoll – welche Nachricht ging wann an welche Adresse: 730 Tage
• Anmeldeversuche – Zeitpunkt, Kennung und IP-Adresse; sie sind die Grundlage der Sperre nach mehreren Fehlversuchen: 90 Tage
• Buchungsverlauf – Änderungen an einer Buchung: 1095 Tage
• Angaben zur Verpflegung – Allergien, Unverträglichkeiten, vegetarische Ernährung: 30 Tage nach Kursende

Buchungen, Rechnungen, Zertifikate und der Zustimmungsnachweis sind von der automatischen Löschung ausgenommen: Sie unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder werden als Nachweis noch Jahre später gebraucht.

7. E-Mail-Versand

Wir versenden Buchungsbestätigungen, Zertifikate, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Hinweise zu Ihren Kursterminen per E-Mail. Versendete Nachrichten werden im E-Mail-Protokoll vermerkt, damit der Versand belegbar ist. [Prüfen: Läuft der Versand über den Server eines Dienstleisters, ist dieser hier zu nennen.]

8. Cookies und Speicher in Ihrem Browser

Dieses Kursbuchungssystem setzt ein einziges Cookie: die Sitzungskennung PHPSESSID. Sie ordnet Ihre Aufrufe Ihrer Sitzung zu und ist für die Anmeldung, den Buchungsvorgang und den Schutz vor gefälschten Formularübermittlungen technisch erforderlich. Das Cookie enthält keine inhaltlichen Angaben zu Ihrer Person, sondern nur eine zufällige Kennung, und verliert mit dem Ende der Sitzung seine Gültigkeit.

Zusätzlich legt das System zwei Einträge im lokalen Speicher Ihres Browsers ab: Ihre Entscheidung über den Cookie-Hinweis selbst und – nur im Verwaltungsbereich – ob die Seitenleiste eingeklappt ist. Beide Einträge verbleiben in Ihrem Browser und werden nicht übertragen.

Für diese Zugriffe ist keine Einwilligung erforderlich, weil sie unbedingt erforderlich sind, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung stellen können (§ 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG). Rechtsgrundlage der anschließenden Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Buchstabe f DSGVO.

Eine Reichweitenmessung, eine Analyse Ihres Verhaltens oder Werbung findet nicht statt. Dieses System bindet keine Inhalte Dritter ein – weder Schriftarten noch Karten, Videos oder Schaltflächen sozialer Netzwerke. Alle Darstellungsmittel werden vom eigenen Server ausgeliefert.

9. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb unseres Hauses erhalten nur die Stellen Zugang, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten weiter an:

• [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters eintragen] – dieser Anbieter betreibt die Server, auf denen das System läuft. Mit ihm besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO
• die eingesetzten Trainerinnen und Trainer, soweit sie die Teilnehmerliste für die Durchführung des Kurses benötigen
• bei einer Buchung über eine Organisation: diese Organisation, die Auskunft über die von ihr gebuchten Teilnahmen und die Rechnung erhält
• unsere Steuerberatung: Für die Buchhaltung erzeugt das System einen Buchungsstapel im DATEV-Format, der die Rechnungsdaten und die Anschrift des Rechnungsempfängers enthält
• [Weitere Empfänger ergänzen, zum Beispiel ein Verpflegungsunternehmen, ein Zahlungsdienstleister oder ein angebundenes Stammdatensystem.]

10. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Das Kursbuchungssystem selbst übermittelt keine Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. [Prüfen: Sitzen Ihr Hosting-Anbieter, Ihr E-Mail-Dienstleister oder ein sonstiger Auftragsverarbeiter außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, ist das hier zu ergänzen – mit der Grundlage der Übermittlung.]

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profilbildung nach Artikel 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Artikel 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16), auf Löschung (Artikel 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18) und auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20).

Soweit wir Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Artikel 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Wenden Sie sich dafür an info@webstudiopfalz.de. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Artikel 77 DSGVO); zuständig ist die Behörde Ihres Wohnsitzes oder unseres Sitzes.

13. Sind Sie zur Angabe verpflichtet?

Name, Anschrift und E-Mail-Adresse benötigen wir, um den Vertrag zu schließen und durchzuführen; ohne sie können wir eine Buchung nicht bearbeiten. Geburtsdatum und Personalnummer sind nur erforderlich, wenn ein Zertifikat oder ein Nachweis ausgestellt werden soll. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

14. Stand dieser Erklärung

Stand: 23.09.2026. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.